Interview: Einführung einer modernen Rekrutierungslösung
Um in allen Bereichen weiterhin engagierte, motivierte und verlässliche Mitarbeitende zu rekrutieren, modernisiert die ETH Zürich ihr Rekrutierungstool und optimiert den Rekrutierungsprozess. Seit Juli 2019 werden Stellen an der renommierten Schweizer Hochschule über «softfactors», der Rekrutierungslösung für Hochschulen aus der Cloud, ausgeschrieben und besetzt. Berinfor durfte das Einführungsprojekt im Bereich des Change-Managements unterstützen.
Interview mit Manuel Rickmann, Projektleiter und Verantwortlicher für «HR-Services» an der ETH und Dagmar Doege, Leiterin Personalberatung Schulleitung und zentrale Organe der ETH.
Welche Verbesserungen konnten mit der Einführung von softfactors und mit dem neuen Rekrutierungsprozess erreicht werden?
Dagmar Doege: Im Zuge unseres Projekts konnten wir den Rekrutierungsprozess effizienter gestalten und die damit verbundenen Zuständigkeiten optimieren. Die bei den Linienverantwortlichen liegende Prozessverantwortung ermöglicht eine schnelle Interaktion zu den Kandidatinnen und Kandidaten und die Personalberaterinnen und -berater fokussieren auf ihre Beratungstätigkeit im Gesamtprozess.
Manuel Rickmann: Es konnten verschiedene technische Verbesserungen umgesetzt werden, wie z.B. single sign-on und Mobiletauglichkeit. Die qualitätssichernde Rolle des zentral angesiedelten «Recruiting Supports» wird durch die flexiblen Auswertungsmöglichkeiten im Tool optimal unterstützt.
Welche Hürden mussten im Projekt überwunden werden?
Dagmar Doege: Neben der eigentlichen Tool-Einführung galt es, ein verändertes Organisationsmodell zu etablieren. Organisatorische Veränderungen lassen sich nicht «per Knopfdruck» herbeiführen, sondern erfordern viel Überzeugungsarbeit. Mit den Neuerungen musste fachliches Wissen vermittelt werden, wie beispielweise die Integration von Hardfactor Fragen bei Stellenausschreibungen. Aus diesem Grund wurde ein dediziertes Change Team eingesetzt, das die kommunikative und organisatorische Begleitung des Projekts verantwortete.
Manuel Rickmann: Die in diversen Workshops und im Pilotbetrieb erarbeitete Mehrwert-Argumentation hat dabei geholfen, die verschiedenen Akteure zu überzeugen und diese Hürden zu überwinden. Die hohe Veränderungsbereitschaft der ETH-Mitarbeitenden hat sich sehr positiv auf das Projekt ausgewirkt.
Hardfactor-Fragen betreffen stellenspezifische Selektionskriterien, wie z.B. fachliche / technische Kenntnisse, Arbeitserfahrung oder spezielle Zertifizierungen. Sie können in das Bewerbungsformular für eine Stellenausschreibung integriert werden und werden eingesetzt, um Rekrutierende in der Vorselektion zu unterstützen.
Softfactors generiert aus den Antworten der Bewerbenden automatisch ein A-, B- oder C-Rating. Rekrutierende sehen so auf einen Blick, wie gut Bewerbende gemäss ihrer Selbsteinschätzung diese Selektionskriterien erfüllen.
Warum haben Sie sich für softfactors und Berinfor entschieden?
Manuel Rickmann: Wir haben für die Beschaffung der Software ein Auswahlverfahren durchgeführt, aus dem softfactors als Sieger hervorging. Die wichtigsten Argumente für softfactors waren die im Prozess überzeugend abgebildete Autonomie der Linienverantwortlichen kombiniert mit intuitiver Bedienbarkeit sowie die Möglichkeit, optionale Zusatzmodule in den Prozess zu integrieren. Auch für Bewerbende wird der Prozess einfacher gestaltet und die selbständige Verwaltung der Bewerbungsunterlagen ist sichergestellt. Durch das frische Erscheinungsbild der Lösung kann sich unsere Hochschule gegenüber Mitarbeitenden wie auch Kandidatinnen und Kandidaten als moderne Arbeitgeberin positionieren.
Dagmar Doege: Berinfor wählten wir wegen der Nähe zum Hochschulumfeld, in Kombination mit dem vorhandenen fachlichen Knowhow in HR-Themen. Zudem hat uns die Kompetenz im Bereich Organisation und Change überzeugt.
Welche Rückmeldungen erhalten Sie von den Nutzenden zum neuen Tool und zum neuen Rekrutierungsprozess?
Dagmar Doege: Der wichtigste Aspekt ist, dass das Tool und der darin abgebildete Prozess von der Linie einfach verständlich sind. So erfordert beispielweise das Zusammenstellen eines Bewerbungskommittees nur wenige Mausklicks.
Manuel Rickmann: Softfactors erlaubt die Integration von konkreten, Job-spezifischen Fragen an die Kandidatinnen und Kandidaten im Bewerbungsprozess, was von der Linie sehr geschätzt wird. Die grosse Autonomie der Linie in der Ausführung des Bewerbermanagements macht unsere Prozesse unkomplizierter und direkter.
Wie geht es weiter, welche Entwicklungen sind geplant?
Dagmar Doege: Mit der Entscheidung, ein neues Rekrutierungstool einzuführen, haben wir uns für eine gestaffelte Einführung der Hardfactor-Fragen und des Softfactor-Screening entschieden, welches nun in der zweiten Hälfte 2019 einen Schwerpunkt bildet.
Manuel Rickmann: Was die mittelfristige Entwicklung angeht, werden wir aus den Erfahrungen lernen, um uns gezielt weiter zu entwickeln. Wir verstehen das nun abgeschlossene Projekt als Teil eines grösseren Vorhabens, das die Modernisierung unserer Rekrutierung und unseres Personalwesens zum Ziel hat.
