Projektreferenz “Perspektive IT”: Modernisierung einer IT-Organisation – im Interview mit CDO Thomas Lennartz
Modernisierung der IT-Organisation an der FernUniversität in Hagen
Die FernUniversität in Hagen plant neben dem Fokus auf eine stärkere Positionierung in der Forschung ihre Dienstleistungsbereiche im IT-Bereich zu modernisieren. Dafür wurde zunächst die Stelle des CDO geschaffen, welche die Digitalisierung der FernUniversität auf strategischer Ebene vorantreiben soll. Zur Unterstützung der Digitalisierung sollen auch die IT-Services konsequent auf die Bedürfnisse der Kund:innen und Nutzer:innen ausgerichtet werden. In dem Projekt „Perspektive:IT“ werden dafür die historisch gewachsene Organisationsstruktur angepasst und schlankere Entscheidungsprozesse ermöglicht. Die Arbeitsweise der IT soll dadurch agiler werden, die Arbeitsmittel sollen zeitgemäß sein und eine von Selbstverantwortung geprägte Führungs- und Arbeitskultur soll ermöglicht werden.
Das Projekt wurde im April 2020 gestartet und mündete Mitte 2021 in der Gründung eines neuen, zusammengefassten IT-Bereichs, der sich seitdem in einem Prozess der dynamischen, agilen Weiterentwicklung befindet. Berinfor unterstützte das Projektteam bei der Erarbeitung eines neuen IT-Organisationskonzeptes und der Weiterentwicklung von Angeboten, Prozessen, Methoden und Tools der IT-Organisation.
Interview mit Thomas Lennartz
Thomas Lennartz
CDO und Vorsitzender des ZDI-Leitungsteams der FernUniversität in Hagen
Rolle im Projekt: Vertretung von Rektorin und Kanzlerin als Auftraggeberinnen
Ausgangslage
Die IT der FernUniversität in Hagen war ursprünglich an zwei verschiedenen Instanzen angesiedelt – dem Zentrum für Medien und IT (ZMI) und dem Dezernat 6 der Zentralen Hochschulverwaltung (ZHV). Das ZMI verantwortete die technische Infrastruktur, IT-Systeme und Anwendungssoftware für Kund:innen aus den Bereichen Forschung und Lehre, Studium, zentraler Hochschulverwaltung und zentralen Einrichtungen. Das Dezernat 6 als Verwaltungseinheit, erbrachte verschiedene IT-Services für Kund:innen aus der zentralen Hochschulverwaltung, wie beispielsweise Anwendungsbetreuung oder Projektmanagement für ausgewählte Applikationen.
Projektverlauf
Gestartet wurde das Projekt mit einer Ist-Analyse, die unter anderem eine Befragung von Nutzer:innen und Kundinnen sowie IT-Mitarbeitenden umfasste. Die Resultate ermöglichten eine Gegenüberstellung von Fremdbild und Selbstbild der aktuellen IT-Dienstleistungen sowie eine Beurteilung der aktuellen Organisation. Auf Basis dieser Ergebnisse konnten die Anforderungen an die IT identifiziert und strukturiert werden. In einem zweiten Schritt erarbeitete das Projektteam eine zukünftige Vision und legte übergeordnete Ziele der IT-Organisation fest. Schließlich folgte die Phase der Soll-Konzeption. Dabei wurden identifizierte Verbesserungsbereiche bewertet, verschiedenen Kategorien zugeordnet und deren Umsetzung geplant.
Abb: Übersicht Projektverlauf
Sowohl im Rahmen der Ist-Analyse als auch bei der Entwicklung der neuen Vision, Ziele und Organisationsstruktur war das Projektteam mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert. Die Bewältigung von Herausforderungen im Verlauf des Projekts, gelang nach der Einschätzung von Thomas Lennartz einerseits dank einem geordneten Prozessverlauf und dem intensiven Einbezug aller beteiligten Personen und Abteilungen. Andererseits lobt er die unterstützende Haltung der Hochschulleitung im gesamten Projektverlauf.
Ergebnis Summary
Vision und Zielbild
Neben der organisatorischen Neuaufstellung der IT der FernUniversität, bilden die Vision bzw. das Zielbild der zukünftigen IT-Organisation wichtige Bausteine und setzen grundlegende Leitplanken für das Selbstverständnis der neuen Einheit. Die zukünftige Organisation setzt sich u.a. zum Ziel:
- als Enabler und Vorreiter aufzutreten, die frühzeitig neue Themen in den Fokus ihres Handelns aufnimmt und Bedürfnisse der Kund*innen miteinbezieht.
- eine dynamische Organisation zu verkörpern, die für Ihre Kund:innen spezifische Leistungen vorhält und diese regelmäßig und den Bedürfnissen entsprechend anpasst.
- eine dem Gesamtsystem FernUniversität verpflichtete Organisation zu sein. Bei der Umsetzung von Anforderungen und Maßnahmen prüft die IT stets, ob dadurch weiterhin das Gesamtwohl und die strategische Ausrichtung der FernUniversität unterstützt wird.
Neue gesamtheitliche IT-Organisationsstruktur und Kompetenzorientierung
Ein zentrales Projektergebnis ist die neue Organisationsstruktur, welche alle IT-Bereiche in der Organisation „Zentrum für Digitalisierung und IT (ZDI)“ vereint und dem Prinzip der Kompetenzorientierung folgt. Die Organisation ist strukturiert in drei ‚KompetenzCenter‘, die jeweils auf einen Kompetenzbereich spezialisiert sind. Diese Bereiche richten sich verstärkt an den verschiedenen Kund:innenbedürfnissen aus. Die Leitungspersonen der drei KompetenzCenter bilden gemeinsam mit dem CDO den Leitungskreis des ZDI und sind darin verantwortlich für strategische und übergreifende Tätigkeiten. Über den CDO ist die Organisation eng an die Hochschulleitung angebunden.
Abbildung 2: vereinfachte Übersicht der neuen Organisationsstruktur
Grundlegende Organisationsprinzipien für ein einheitliches Verständnis
Schließlich basiert die Entwicklung der neuen IT-Gesamtorganisation der FernUniversität auf sechs Organisationsprinzipien, welche die Grundlage für ein einheitliches Verständnis der neuen Organisationslogik bilden. Die Prinzipien adressieren dabei zentrale Optimierungsbereiche, die im Rahmen der Ist-Analyse identifiziert wurden und sollen die zukünftige Kultur der IT-Organisation prägen. Drei dieser Prinzipien sind:
- Prinzip von Serviceorientierung, um die IT-Services optimal auf die Bedürfnisse der Nutzer:innen und Kund:innen auszurichten sowie transparente und einheitliche Kontakt- und Kommunikationswege zu ermöglichen.
- Prinzip einer ganzheitlichen IT, um die operative und strategische Verantwortung des komplexen Themenfelds Digitalisierung und IT durch eine gemeinsame Organisation wahrzunehmen.
- Prinzip der Kernkompetenzen, um eine Bündelung von Kernkompetenzen und dessen kontinuierliche Weiterentwicklung zu ermöglichen und damit einhergehend Entscheidungskompetenzen zu stärken und Entscheidungswege zu beschleunigen.
Fazit von Thomas Lennartz: Wo steht die FernUniversität 1.5 Jahre nach «Go-Live» des neuen Konzepts?
Die Frage, ob erste Veränderungen nach der Einführung des neuen Konzepts bereits spürbar sind, bejaht Thomas Lennartz. Er betont jedoch, dass die langfristige Entwicklung weiter beobachtet wird und es immer noch Bereiche mit Verbesserungspotenzial gibt.
“An einzelnen Beispielen zeigt sich mittlerweile, wie gut das, was wir entwickelt haben, in der Praxis jetzt funktioniert. “
Von der neuen Organisationsstruktur war Thomas Lennartz auch selbst betroffen. Neben seiner Rolle als CDO ist er neu auch als Vorsitzender im Leitungsteam des ZDI vertreten. Auch wenn diese Doppelrolle für Thomas Lennartz teilweise Herausforderungen kapazitativer und inhaltlicher Art mit sich bringt, erachtet er diese Lösung weiterhin als zielführend.
«Um in jeder Situation die richtige Entscheidung zu treffen, versuche ich alle Sachverhalte sowohl in meiner Rolle als CDO als auch in meiner Rolle als ZDI Leitungsmitglied zu beurteilen.»
Schließlich betont Thomas Lennartz, dass das Konzept für die FernUniversität in Hagen noch immer ein «working-model» ist, das sich an der Realität und Machbarkeit der Institution ausrichtet. Die in dem Konzept angedachten Veränderungen wurden – und werden noch immer – kontinuierlich umgesetzt und «jede Zeile, die wir geschrieben haben, hat noch ihren Wert».
«Ich bin wirklich froh, dass das Konzept nicht einfach in einer Schublade gelandet ist, sondern sich in der Praxis gut entwickelt hat, tatsächlich gelebt wird und bereits jetzt zu positiven Veränderungen führt.»
Wir danken Thomas Lennartz herzlich für das spannende Interview und wünschen der FernUniversität in Hagen weiterhin viel Erfolg!
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Paul Licka
Managing Partner
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