Projektreferenz: Klausurtagung für Profilentwicklung einer Universität

Ob Big Blue Button, MS Teams oder Zoom: Videokonferenzsysteme sind aus dem Hochschulalltag nicht mehr wegzudenken. Auch für das Hochschulmanagement sind virtuelle Arbeitsformate eine willkommene Unterstützung, denn sie verringern Reisezeiten und erhöhen die Flexibilität.

Jedoch spüren viele Hochschulen in der akademischen Selbstverwaltung auch die Einschränkungen der Kommunikation via Bildschirm. Redebeiträge und Abstimmungen erfordern verstärkte Moderation und gründliche Dokumentation. Schmerzlicher vermisst man Nuancen im Auftritt einzelner Redner*innen und das nonverbale Feedback der Atmosphäre im Plenum. Partizipative Prozesse der Governance leiden, wenn die Lebendigkeit persönlicher Kontakte und die Gemeinschaftserfahrung des sozialen Miteinanders fehlt.

Berinfor moderierte auf Wunsch einer deutschen Universität deshalb im Juli 2020 eine zweitägige Klausurtagung mit knapp 60 Teilnehmenden als Präsenzformat. So war die Partizipation relevanter Stakeholder an der Hochschulentwicklungsplanung möglich, im Einklang mit den behördlichen Auflagen und den geltenden Hygienevorschriften. In Abstimmung mit dem Projektteam und dem universitären Arbeitsschutzbeauftragten entwickelte Berinfor ein geeignetes Veranstaltungskonzept mit Plenarsitzungen und verschiedenen Workshops am Veranstaltungsort.

Anlass der Klausurtagung war die partizipative Entwicklung einer langfristigen Zukunftsvision für Profil und Strategie der Universität. Die gemeinsame Auftaktveranstaltung für einen zweijährigen Arbeitsgruppenprozess sollte den gemeinsamen Rahmen klären und die konkrete Ausgestaltung definieren helfen. Für einen produktiven Austausch passten wir einige klassische Formate, eine «Fish Bowl» Diskussion im Plenum und ein thematische «World Café», mit digitalen Hilfsmitteln entsprechend an.

Besonders motivierend wurden die Ergebnisse eines Storytelling-Workshops empfunden. Arbeitsgruppen beschrieben in einfachen Geschichten die Alleinstellungsmerkmale ihrer künftigen Hochschule für Studieninteressenten, Personalgewinnung, Wissenschaftskolleg*innen, Lokal- und Landespolitik. Das attraktive Gesamtbild dieser Vignetten erzählt die komplexen Aufgaben der Strategieentwicklung in nachvollziehbarer Form und emotional ansprechend und wurde im Plenum mit fröhlichem Applaus belohnt.

Auf dieser Basis entwickelten die Teilnehmer  kurze Steckbriefe für konkrete Massnahmen in allen Bereichen der Universität. Berinfor moderierte diese Konkretisierung mit einer übergreifenden Gewichtung der Aktivitäten nach Aufwänden, Effekten und Dringlichkeit und dokumentierte die Ergebnisse der Klausur für die Vertiefung und Detaillierung in den einzelnen Arbeitsgruppen.

In der Rückschau haben sich denn auch die Erwartungen an das Format erfüllt: Trotz der unkonventionellen Tagungssituation mit Schutzmasken, Desinfektionsmitteln und Mindestabstand waren Engagement und Kreativität der Teilnehmenden in einer Weise spürbar, die sich online nicht reproduzieren lässt. Auch wenn diese Form der Kontaktveranstaltung absehbar eine Ausnahme bleiben wird, so zeigt ihr Gelingen ein mögliches Modell für die partizipative Hochschulentwicklungsplanung mit Rücksicht auf die aktuellen Umstände für den Gesundheitsschutz.